Pour les entreprises dont certaines équipes se développent à temps plein ou à temps partiel avec le travail à distance, l’organisation d’événements commerciaux virtuels est l’alternative parfaite aux événements traditionnels en personne. C’est vraiment la solution parfaite permettant de continuer à fédérer les employés et renforcer l’esprit d’équipe dans des endroits éloignés. Il est ainsi nécessaire de savoir comment organiser un événement virtuel réussi.
Définir les objectifs de l’événement et appréhender la cible
Un
événement virtuel est généralement un événement où une entreprise fournit du contenu en ligne en direct. Il est conçu pour les publics qui gardent leurs distances plutôt que de se rassembler physiquement. Les gens participent à des activités depuis l’ordinateur à la maison ou bien depuis un lieu qui leur convient. Ainsi, le public peut être réparti aux 4 coins du monde. Les événements virtuels peuvent également être hybrides, ce qui signifie qu’une partie du public est en personne et une partie à distance. De nombreux événements peuvent également être organisés à distance. Dans ce cas, il peut être des événements internes à l’entreprise ; des événements externes pour les clients, les fournisseurs de services et les partenaires ; et des événements BtoC destinés au public. Quelle que soit la forme que prend votre événement, ses objectifs principaux et secondaires doivent être définis. Ladite définition vous permettra de structurer votre événement et aussi de préciser ses promesses. Au final, vous serez en mesure d’identifier ce que vous souhaitez apporter comme réelle valeur ajoutée à vos participants. Une compréhension approfondie de vos objectifs est essentielle. Il faut vraiment connaître ses actes, ses motivations, ses freins ou déboires, etc. Cette connaissance vous permet de déterminer les avantages attendus par le public et définir ce que vous voulez qu’il retienne de votre activité. C’est la clé permettant d’offrir une expérience utilisateur plus fluide et optimale, générant de la satisfaction. Pour plus d’informations, cliquez sur
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Penser émission de télévision et prévoir une bonne communication de recrutement
Les événements virtuels doivent être pensés différemment. Une fois que l’événement devient virtuel, il doit être vu comme une émission de télévision. Vous devez donc y penser à partir de ces aspects. Considérez une émission de télévision comme offrant au spectateur une expérience immersive devant un écran d’ordinateur. Les événements virtuels ne sont pas des webinaires. Le téléviseur permettait d’intégrer les contraintes du spectateur, surtout son temps de concentration étant très limité. De plus, il offre plusieurs avantages. Il permet de créer une scénographie propre à l’identité de marque et à l’événement. Celui-ci donne également une réalité à l’
événement virtuel et offre une crédibilité à cet événement ainsi qu’à ses contenus. Vous pouvez combiner efficacement l’événement physique et l’événement virtuel en un événement hybride et favoriser l’engagement. En un mot, un plateau TV permet de créer l’expérience digitale de qualité. La multiplication d’événements virtuels a créé quelques saturations pour le public. Les inciter à s’inscrire devient compliqué. Par conséquent, la communication avant votre événement pour encourager l’inscription et la participation est essentielle. La communication variera en fonction de la nature de l’événement : BtoC ou BtoB. Diffusez des informations importantes et influentes pour engager votre cible (intervenants, contenus, engagements, etc. Le fait d’inviter les convives aide à humaniser la relation, ce qui est essentiel pour les événements virtuels. Pensez à envoyer le "save the date" afin de conserver la date de votre activité digitale. Il est également important de relancer les inscrits en J-1 et H-1 avec des consignes de participation pour augmenter les taux de participation.
Soigner la technique et impliquer l’audience
La qualité visuelle et sonore contribue à l’expérience utilisateur. Il faut aussi garder l’attention du public. Si les participants subissent des émissions audio inaudibles ou désagréables et saccadées, ils seront rapidement déconnectés, sans aucune chance de récupération. Vous perdrez également votre crédibilité immédiatement. Vérifiez votre connexion Internet pour le streaming. Il est préférable de prévoir la connexion filaire spécifique afin d’obtenir un niveau de diffusion stable et qualitatif pendant l’
événement digital. Les événements virtuels n’ont rien à voir avec les événements en personne. Le participant est généralement seul devant son ordinateur. Sa concentration s’effondre rapidement, déconnectant votre activité d’un simple clic. Il existe des solutions pour rester concentré : invitations permanentes, interactions répétées lors d’événements, etc. Impliquez votre public dans des allocutions avec des sessions de questions-réponses, des quiz, des enquêtes et d’autres fonctionnalités plus amusantes. Créez des interactions au moins toutes les quinze minutes afin de ne pas perdre l’audience. La passivité du public crée également un sentiment de manque. En plus de perdre le focus, cette inertie limite aussi la création de la valeur ajoutée pour le public.
Favoriser les rencontres et rythmer votre événement
Un événement doit toujours faciliter la rencontre. Par conséquent, même les événements virtuels devraient permettre aux participants d’étendre leurs propres réseaux. Contribuez au réseautage et aux réunions en fournissant des salles de réunion virtuelles. Plusieurs outils offrent ces capacités de mise en réseau en ligne. Passez de la conférence à l’atelier en petits groupes pour faciliter la communication de groupe et faciliter la prise de parole de certaines personnes. C’est également l’occasion pour votre public de dialoguer directement avec les conférenciers lors de l’
événement en ligne. Par ailleurs, donner un rythme à l’événement virtuel est important, car il capte l’attention du public. Pour réussir à mettre un rythme, vous devez ajuster la durée de l’événement et créer des bandes-annonces. Triez vos événements numériques en sessions. Vous devez aussi alterner les formats des contenus, créer des repères sonores et d’autres jingles et alterner les plans caméras. I fait mettre en surbrillance les faits saillants et engager un animateur professionnel.
Raconter une histoire et créer une scénographie identitaire
Le participant virtuel est, devant son écran, l’objet de nombreuses distractions : notifications de réseaux sociaux, lecture d’emails, sollicitations personnelles, etc. Ces distractions peuvent entraîner des déconnexions soudaines et permanentes. Utilisez le pouvoir de la narration pour engager votre public et garder son attention jusqu’à la fin de l’histoire. Le storytelling permet également d’ajouter de la ponctuation aux
événements digitaux, ce qui est un facteur clé de succès. Cela permet également de transmettre des émotions et de créer le lien fort entre votre marque et vos participants. La scénographie amènera le participant virtuel « sur scène », ce qui le sortira de son monde de bureau, un monde limité à l’écran d’ordinateur. Les dispositifs événementiels digitaux pourront capter son attention et surtout générer des émotions. C’est également un moyen de jouer avec les sens, une expérience plus limitée dans les événements virtuels. Ladite théâtralisation permet de livrer du contenu et des informations d’une manière plus émotionnelle que rationnelle, améliorant ainsi la capacité à les retenir et à les entendre. Cette étape peut créer une ambiance et accentuer votre image de marque. C’est également l’occasion d’offrir une expérience que tous les individus peuvent facilement partager.
